Sur le marché du dépôt électronique, la question de l’anticipation de la conservation des fichiers de signatures et celle des modes de fonctionnement dédiés ou partagés des systèmes de dépôt électronique (SAE) semblent être les deux grandes tendances en 2021.
Intérêt à placer les fichiers de signatures dans un système de classement électronique
En France, l’ANSSI (Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d’Information) en charge du test de référence de qualification a décidé de combler le vide du système eIDAS en proposant deux méthodes : Enrichir la signature numérique pour vos documents dans le processus de stockage (trop de signatures), ou stocker le fichier de signature dans SAE selon la norme NF-Z 42 013. L’abondance de signature digitale qualifiée inclut la re-signature des documents conformément aux futures normes de sécurité pour éviter tout risque de falsification. Par exemple, pour conserver une archive de 10 millions de documents, les extensions doivent régulièrement ajouter une signature supplémentaire à chaque document, ce qui entraîne des coûts considérables.
Pourquoi la sécurité des fichiers est-elle importante ? Vos fichiers sont indispensables au bon déroulement de l’événement. Par conséquent, il est essentiel de protéger les données qu’il contient. Pour empêcher les fuites de données accidentelles ou intentionnelles, protéger des attaques externes, disposer d’une solution de reprise après sinistre ou encore pour se défendre contre les allégations de mauvaise gestion des données ?
La signature est l’argument clé pour investir dans le système d’archivage électronique (SAE)
Le dépôt de documents numériques implique la mise en place d’EAS. La sauvegarde des fichiers de signature digitale est un autre argument pour investir dans SAE et optimiser les coûts et les risques encourus en évitant l’utilisation de techniques d’enrichissement de signature à long terme. La mise en œuvre d’EAS est techniquement complexe, car elle nécessite des compétences fonctionnelles particulières des archivistes. Sur le plan juridique, il faut un certain effort pour atteindre la conformité et maintenir cette conformité dans le temps.
Il est recommandé d’utiliser une SAE conforme à la norme NF-Z 42 013, NF 461 et la certification ISO 27001. Ces certifications contribuent à la certification de qualification PSCo de l’ANSSI, qui est un service qualifié utilisé pour conserver les signatures qualifiées.
Vers la prospérité d’une plateforme de dépôt électronique partagée
Il ne reste alors plus qu’à choisir le mode de fonctionnement SAE : en mode licence ou en mode SaaS (software as a service). Le modèle SaaS s’est également imposé dans le domaine du dépôt électronique à l’échelle mondiale. Cloud à apporter un nouveau produit SaaS spécifiquement pour l’archivage, appelé la plateforme d’archivage électronique (PFAE). Ils consistent en un ensemble de composants logiciels s’exécutant sur une infrastructure virtualisée de type cloud privé à haute capacité. Dans un environnement partagé, PFAE peut mieux garantir l’intégrité des documents de signature digitale pendant longtemps. Celle-ci peut être partagée par un archiveur tiers, ou elle peut être créée pour la communauté (agences de santé, collectivités territoriales, filiales de groupes industriels, etc.).
